Om onze klanten te helpen met het regelen van een Verwerkersovereenkomst met ons als Leverancier hebben wij een opzet van een Verwerkersovereenkomst naar onze klanten gestuurd. Er is veel verwarring of het wel verplicht is om te ondertekenen. Wij kunnen alleen zeggen: Het is in het belang van de persoonsgegevens van je klanten en het personeel om de Verwerkersovereenkomst wel te tekenen. Je bent vrij om de overeenkomst aan te passen als dat nodig is om de overeenkomst nog beter op je eigen situatie af te stemmen.

 Een Verwerkersovereenkomst regelen voor de AVG wet.

Met de ingang van de nieuwe AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) wet is het noodzakelijk als organisatie om met de leveranciers een Verwerkersovereenkomst af te sluiten. Iedere organisatie die persoonsgegevens verwerkt, op wat voor manier dan ook, moet zich houden aan de nieuwe privacywetging. Dus ook wanneer je je gegevens bewaard in de Cloud moet je een Verwerkersovereenkomst afsluiten met de Cloud Provider.

Eerder gemaakte afspraken blijven bestaan

Het afsluiten van een Verwerkersovereenkomst verandert niks aan eerder gemaakte afspraken of contracten met de Leverancier, maar dwingt juist de Verwerker om op een juiste manier om te gaan met de persoonsgegevens van derden.

In een verwerkersovereenkomst worden, voorwaarden en afspraken gemaakt die betrekking hebben op het omgaan met Persoonsgegevens van derden. Deze overeenkomst is dus alleen van toepassing wanneer de Verwerkersverantwoordelijke persoonsgegevens bij een Leverancier, dus de Verwerker, laat verwerken. Is dat het geval, dan moet deze Verwerker (de Leverancier) een door de verantwoordelijke partij opgestelde verwerkersovereenkomst ondertekenen.

Geen Verwerkersovereenkomst afsluiten. Kan dat?

Als er persoonsgegevens door een derde partij worden verwerkt en je hebt geen Verwerkersovereenkomst laten tekenen dan heb je geen grip meer op de manier waarop deze externe partij, de Leverancier, deze persoonsgegevens verwerkt waarvoor jezelf eigenlijk verantwoordelijk voor bent. Mocht er dan iets gebeuren in de vorm van een datalek bij de Leverancier waarbij jouw klantengegevens betrokken zijn, dan kun je mogelijk in overtreding zijn met de nieuwe Privacywetging. Dus op basis daarvan adviseren wij zeker om een Verwerkersovereenkomst op te stellen met je leverancier.

Wat moet er dan in die Verwerkersovereenkomst staan?

Deze Verwerkersovereenkomst moet het doel, de manier en de methode van de verwerking van de persoonsgegevens inzichtelijk maken. Uiteraard is een geheimhoudingsverklaring een ander belangrijk punt, want daarmee verklaart de verwerkende partij de gegevens niet openbaar te maken of aan anderen te verstrekken. Verder kun je denken aan afspraken over eventuele onderaannemers, verwijderingsplicht, securitymaatregelen en de duur van de verwerking.

Wie moet zo’n Verwerkersovereenkomst dan precies tekenen?

De Verwerkersverantwoordelijke: Dit is de organisatie die verantwoordelijk wordt gehouden voor wat er met de persoonsgegevens gebeurt. En de rechtspersoon is de eigenaar van deze organisatie. En de Verwerker: De verwerker is de derde partij dus de Leverancier die een deel of de gehele verwerking uit handen neemt van de verantwoordelijke en die wordt vertegenwoordigd door de eigenaar van deze organisatie.

Het kost je nu financieel niks extra ’s om extra afspraken te maken over verwerken van belangrijke persoonsgegevens, maar het kan grote gevolgen hebben als je nu de tijd er niet even aan besteed om het goed te regelen. De nieuwe AVG wet is er tenslotte niet voor niks. Doe er je voordeel mee dat we al een opzet voor een Verwerkersovereenkomst hebben gemaakt.

GKS Security Solutions

Mocht je naar aanleiding van de AVG voor jouw bedrijf een document beveiligingsprobleem willen bespreken, dan helpen wij jou met onze dienst Security Solutions. Voor een vrijblijvende afspraak kun je bellen naar 0481-453050 of mail ons.