Voor veel mkb’ers voelt compliance als iets zwaars, duur en vooral verplicht. Extra administratie bovenop een volle agenda. Terwijl compliance in de praktijk vaak geen los project is, maar het gevolg van iets veel logischers: grip op je IT en je processen.
In de vorige blog “Wat is basis IT-beveiliging voor het MKB” lag de focus op de technische en organisatorische basis. In dit artikel lees je hoe compliance vanzelf voortkomt uit goede basis IT-beveiliging. Je krijgt inzicht in wat compliance voor jouw organisatie echt betekent, waarom klanten er steeds vaker naar vragen en hoe je het slim organiseert zonder extra lagen of papierwerk.
Wat compliance in de praktijk echt betekent
Compliance wordt vaak uitgelegd in termen van wetgeving en normen. Voor het mkb draait het om iets anders: kunnen laten zien dat je zaken op orde hebt. Dat gaat niet alleen over techniek, maar ook over hoe je werkt. Over afspraken, verantwoordelijkheden en controle.
Denk aan vragen als:
- Wie mag waar bij en waarom?
- Hoe ga je om met data?
- Hoe weet je dat afspraken ook echt worden nageleefd?
Als je deze vragen kunt beantwoorden, wordt compliance tastbaar en begrijpelijk. Daarbij is het belangrijk onderscheid te maken. Audits zijn momentopnames, maar compliance zelf is continu. Het laat zien dat je niet alleen op een meetmoment, maar doorlopend grip hebt op je organisatie en je IT-omgeving.
Beveiliging en compliance versterken elkaar
Die grip begint bij IT-beveiliging. Zonder duidelijke beveiligingsmaatregelen ontbreekt de basis om risico’s te beheersen en keuzes te onderbouwen. Compliance is daarbij geen vaag einddoel, maar de continue en bewuste naleving van wetgeving, normen en interne afspraken.
Beveiliging richt zich op het beperken van risico’s en het beschermen van systemen en data. Compliance gaat een stap verder: het aantoonbaar, consistent en gecontroleerd toepassen van die maatregelen binnen duidelijke kaders. Het zijn geen losse trajecten, maar twee perspectieven op dezelfde verantwoordelijkheid.
Wanneer beveiliging wordt gezien als een puur technisch project en compliance als losse administratie, ontstaat versnippering en extra werk. Door ze bewust met elkaar te verbinden, creëer je samenhang, overzicht en rust in de organisatie.
Van moeten naar slim regelen
De grootste verandering bij compliance is geen technische, maar een mentale. Zolang je denkt in termen van “moeten”, voelt compliance als extra werk dat bovenop alles komt. Dat zorgt voor weerstand en uitstel.
Zodra de vraag verandert in “hoe regel ik dit slim?”, verschuift ook de aanpak. Dan kijk je niet naar wat je moet toevoegen, maar naar wat je al doet. Je sluit aan op bestaande processen en systemen, maakt afspraken expliciet en scherpt ze waar nodig aan.
Op die manier wordt compliance geen los traject, maar een logisch onderdeel van je dagelijkse bedrijfsvoering.
Verwachtingen van klanten en partners veranderen
Deze benadering wordt steeds belangrijker omdat klanten en partners kritischer kijken naar hoe je met data en beveiliging omgaat. Zeker in B2B-relaties is compliance steeds vaker een randvoorwaarde om überhaupt samen te kunnen werken.
Ook wanneer iets niet expliciet wettelijk verplicht is, kan het commercieel doorslaggevend zijn. Kun je geen helder antwoord geven op vragen over beveiliging en compliance, dan ontstaan vertragingen, extra rondes met uitleg of je verliest een opdracht. Door hier proactief op voorbereid te zijn, laat je zien dat je een betrouwbare partner bent en verloopt samenwerken soepeler.
Wetgeving is het kader, niet het startpunt
Wetgeving wordt vaak gezien als het begin van compliance. En terecht, want wetgeving is verplicht. In de praktijk vormt het vooral het kader waarbinnen je keuzes maakt. De regels geven richting, maar schrijven niet tot in detail voor hoe jij je organisatie moet inrichten.
Daarbinnen bestaan ook richtlijnen en normen die niet wettelijk verplicht zijn, zoals ISO 27001. Zo’n norm is geen wet, maar je kunt er wél compliant aan zijn. Voor veel mkb’ers helpt dit om structuur aan te brengen en aantoonbaar grip te krijgen op informatiebeveiliging.
Compliance draait daarom niet om perfectie, maar om bewuste en verdedigbare keuzes. Kun je uitleggen waarom je iets zo hebt ingericht en hoe dat risico’s beperkt, dan voldoe je aan de kern van aantoonbaarheid.
Zodra je grip hebt op je IT en processen, wordt wetgeving logisch en hanteerbaar. Je hoeft minder te interpreteren en kunt helder toelichten waarom je werkt zoals je werkt.
Aantoonbaarheid maakt compliance concreet
Compliance is geen IT-project dat je kunt afschuiven en ook geen taak die volledig bij een externe partij hoort. De verantwoordelijkheid ligt altijd bij jou als ondernemer of bij de directie. Dat voelt misschien zwaar, maar het zorgt vooral voor duidelijkheid.
Het eigenaarschap van compliance is organisatorisch, niet technisch. Jij bepaalt de kaders, de prioriteiten en de keuzes die passen bij je organisatie en de risico’s die je daadwerkelijk loopt. Dat voorkomt dat compliance verwordt tot een technisch kunstje of een verzameling losse maatregelen zonder samenhang.
Een partij zoals GKS ondersteunt je daarbij door mee te denken, structuur aan te brengen in keuzes en te helpen bij de praktische, technische inrichting. Het technische deel, zoals servers, beveiligingsmaatregelen en monitoring, nemen wij waar mogelijk uit handen. Het organisatorische eigenaarschap blijft bewust bij jou. GKS richt geen managementsysteem in namens jouw organisatie, maar zorgt ervoor dat de techniek aansluit op jouw manier van werken.
Juist die duidelijke rolverdeling maakt compliance overzichtelijk en beheersbaar. Jij houdt regie, wij zorgen dat de techniek dat ondersteunt.
De weg naar compliance in 7 stappen
Compliance voelt vaak groot en onoverzichtelijk als je het in één keer probeert te regelen. Door het op te delen in kleine, logische stappen wordt het behapbaar en praktisch.
Dit stappenplan beschrijft zeven algemene stappen die de basis leggen voor compliance. Het is niet specifiek afgestemd op één wet, norm of certificering, maar biedt vooral handvatten en structuur. Het helpt je om overzicht te creëren, keuzes te maken en grip te krijgen op je IT en processen, ongeacht welke eisen op jouw organisatie van toepassing zijn.
Zo bouw je compliance stap voor stap op een manier die past bij je organisatie en eenvoudig kan meegroeien wanneer je bedrijf verandert.
Stap 1: Breng scope en risico’s in kaart
Je begint niet met regels, maar met overzicht. Je kunt alleen beschermen wat je kent. Daarom start compliance met het in kaart brengen van wat je organisatie doet, welke informatie daarbij wordt gebruikt en welke systemen daarbij een rol spelen. Zo voorkom je dat compliance een allesomvattend project wordt en richt je je op wat écht belangrijk is.
Breng concreet in kaart:
- welke informatie je gebruikt en opslaat;
- waar die informatie staat, zoals laptops, servers of cloudapplicaties;
- wie er toegang toe heeft;
- welke systemen en leveranciers belangrijk zijn voor je bedrijfsvoering.
Vervolgens kijk je per onderdeel wat er mis kan gaan, hoe groot de kans daarop is en wat de impact zou zijn als het gebeurt. Zo ontstaat een duidelijke scope: dit zijn de processen, systemen en partijen die we nu moeten borgen. De rest volgt later of is minder relevant. Daarmee wordt compliance behapbaar, gericht en praktisch uitvoerbaar.
Stap 2: Bepaal welke regels en verwachtingen gelden
Als je weet welke informatie je gebruikt en welke systemen belangrijk zijn, kun je gericht bepalen waar je grootste risico’s zitten en welke regels voor jou relevant zijn. Niet elke wet, norm of richtlijn is automatisch van toepassing op jouw organisatie. Door dit scherp te krijgen, voorkom je dat compliance onnodig groot of ingewikkeld wordt.
De volgende stap is het bepalen en prioriteren van risico’s. Je analyseert per onderdeel:
- wat er mis kan gaan, zoals datalekken, uitval, verlies of misbruik;
- hoe waarschijnlijk het is dat dit gebeurt;
- wat de impact zou zijn op mensen, processen en de continuïteit van je organisatie.
Op basis daarvan bepaal je waar de grootste risico’s liggen. Dáár richt je je als eerste op. Je hoeft niet alles tegelijk op te lossen. Door te focussen op de risico’s met de hoogste kans en impact, werk je stap voor stap toe naar aantoonbare compliance.
In de praktijk combineer je dit met twee perspectieven. Aan de ene kant kijk je naar wetgeving die voor iedereen geldt, zoals privacy- en arbeidswetgeving. Aan de andere kant kijk je naar eisen en verwachtingen van klanten en partners. Die staan niet altijd letterlijk in de wet, maar bepalen wel of je kunt samenwerken. Door deze inzichten te combineren, werk je niet alleen juridisch correct, maar ook gericht aan continuïteit en groei.
Stap 3: Wijs eigenaarschap en verantwoordelijkheden toe
Compliance blijft vaag zolang verantwoordelijkheden niet zijn vastgelegd. Zodra duidelijk is wie waarover gaat en hoe er gewerkt wordt, ontstaat rust en overzicht. Je voorkomt dat taken blijven liggen of dat iedereen ervan uitgaat dat een ander het wel regelt.
Daarom leg je afspraken vast in beleid. Niet om papier te produceren, maar om duidelijkheid te creëren. In dat beleid beschrijf je onder andere:
- hoe je omgaat met informatie en systemen;
- wat medewerkers wel en niet mogen;
- hoe verantwoordelijkheden zijn verdeeld.
Dat beleid hoeft niet omvangrijk of complex te zijn. Het moet vooral duidelijk, toepasbaar en bekend zijn binnen de organisatie. Als iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt en wie waarvoor verantwoordelijk is, wordt compliance een logisch onderdeel van het dagelijkse werk, in plaats van iets dat tussen wal en schip valt.
Stap 4: Richt basismaatregelen logisch in
Nu duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is, kun je beveiligings- en beheersmaatregelen invoeren die in de praktijk echt werken. Het doel is niet om maximale beveiliging toe te voegen, maar om maatregelen te kiezen die passen bij de risico’s en bij de manier waarop je organisatie dagelijks werkt.
Neem daarbij passende maatregelen zoals:
- toegangsbeheer;
- logging en monitoring;
- back-ups en herstel;
- een veilige inrichting van systemen.
Deze maatregelen moeten medewerkers ondersteunen, niet tegenwerken. Hoe beter ze aansluiten op bestaande processen en systemen, hoe groter de kans dat ze worden gebruikt en nageleefd. Zo wordt compliance onderdeel van het normale werk, in plaats van iets dat voortdurend extra aandacht vraagt.
Stap 5: Leg vast wat je doet en waarom
Zonder vastlegging blijft compliance kwetsbaar. Niet omdat je het niet goed regelt, maar omdat je het niet kunt uitleggen of aantonen. Vastleggen betekent niet dat je alles dichttimmert met documenten, maar dat je helder vastlegt wat is afgesproken en waarom.
Daarbij is het meenemen en bewust maken van medewerkers essentieel. Menselijk gedrag is vaak tegelijk de sterkste én de zwakste schakel. Daarom zorg je dat medewerkers:
- weten wat er van hen verwacht wordt;
- begrijpen waarom dat belangrijk is;
- weten wat ze moeten doen bij twijfel of bij incidenten.
In de praktijk gaat het om simpele, logische vastleggingen en duidelijke communicatie. Welke keuzes zijn gemaakt, hoe werken we, en wie is waarvoor verantwoordelijk? Dat helpt niet alleen bij audits of vragen van klanten, maar juist ook intern. Nieuwe medewerkers weten sneller hoe dingen werken, bestaande afspraken blijven consistent en compliance wordt iets wat mensen begrijpen en toepassen, in plaats van iets dat alleen op papier bestaat.
Stap 6: Controleer periodiek of het nog klopt
Compliance is geen eenmalige actie. Wat vandaag goed is ingericht, kan over een paar maanden achterhaald zijn. Rollen veranderen, systemen worden aangepast en risico’s verschuiven. Door periodiek te controleren of afspraken nog worden nageleefd, houd je grip zonder dat het veel tijd kost.
Daarbij richt je processen in voor het omgaan met beveiligings- en privacy-incidenten. Denk aan:
- het herkennen van incidenten;
- snelle beoordeling en opvolging;
- duidelijke communicatie en vastlegging.
Dit hoeft geen zware audit of complexe procedure te zijn. Het gaat om vaste momenten en duidelijke afspraken: werken we nog zoals we hebben afgesproken en past dit nog bij onze huidige situatie?
Belangrijk daarbij is de houding: incidenten verberg je niet, je beheerst ze en leert ervan. Kleine controles en een duidelijke opvolging voorkomen dat problemen zich opstapelen en zorgen ervoor dat compliance beheersbaar blijft, ook als je organisatie verandert.
Stap 7: Laat compliance meegroeien met je organisatie
Je organisatie staat niet stil, en compliance dus ook niet. Nieuwe klanten, extra medewerkers, andere diensten of nieuwe systemen veranderen automatisch je risico’s en de eisen die aan je worden gesteld. Door compliance mee te laten groeien, voorkom je dat je steeds achteraf moet bijsturen.
Daarom werk je met een continue verbetercyclus. Je evalueert regelmatig:
- of de genomen maatregelen nog werken;
- of risico’s zijn veranderd;
- of processen nog aansluiten bij de praktijk.
Veranderingen, audits en incidenten gebruik je daarbij bewust als input voor verbetering. In de praktijk betekent dit dat je bij elke relevante wijziging kort stilstaat bij de impact op IT en processen. Wat verandert er, wat betekent dat voor data en beveiliging en moeten afspraken worden aangepast?
Door dit structureel te doen, blijft compliance een logisch en beheersbaar onderdeel van je bedrijfsvoering. Het is geen eindpunt, maar een doorlopend proces dat meebeweegt met je organisatie.
Wil je dit slim en overzichtelijk aanpakken?
Compliance hoeft geen los project te zijn. Met een goed technisch fundament wordt het een logisch onderdeel van je IT en bedrijfsvoering.
GKS helpt mkb’ers met de praktische inrichting van dat fundament. Denk aan essentials zoals multi-factor authenticatie, back-upoplossingen, antivirusbescherming, veilige hardware en goed ingerichte samenwerkomgevingen. Daarmee leggen we de basis voor veilig en verantwoord werken.
Daarnaast ondersteunt GKS bij alles wat nodig is om veilig werken te borgen, zoals datacenters, monitoring, preventieve maatregelen en awareness. Zo sluiten techniek, processen en gedrag op elkaar aan.
Wil je weten waar je nu staat en welke stappen nu het meeste opleveren? Een eerste gesprek is vaak al genoeg om richting te bepalen.
